Firmowe archiwa z czasem rozrastają się do większych rozmiarów i może być trudno nad nimi zapanować. Na szczęście co pewien czas możemy pozbyć się części zbiorów i zrobić miejsce na nowe dokumenty. W dzisiejszym artykule przyglądamy się bliżej procesowi niszczenia akt. O czym należy pamiętać, planując masową utylizację? Czy lepiej zrobić to samodzielnie, czy zaufać specjalistom? Poniżej rozwiewamy wątpliwości, które na pewnym etapie ma każdy z przedsiębiorców.

Zanim przejdziemy do niszczenia dokumentów

Pierwszym krokiem zawsze powinno być upewnienie się, czy rzeczywiście dane akta mogą być przeznaczone do utylizacji. Poszczególne rodzaje dokumentacji mają różny okres przechowywania. Zanim więc zaczniemy planować, kiedy i jaką metodą wykonać utylizację, upewnijmy się, czy mamy komplet informacji o terminie przechowywania dokumentacji pracowniczej, podatkowej itp. Ten proces będzie dużo łatwiejszy, jeśli wcześniej zadbaliśmy o odpowiednią archiwizację akt.

Gdy tek krok mamy już za sobą, czas podjąć decyzję i wybrać między utylizacją przeprowadzoną w biurze, a niszczeniem akt poza firmą. Warto rozważyć wszystkie za i przeciw. Czasem przedsiębiorcy decydują się zniszczyć akta na własną rękę, bo chcą oszczędzić. I rzeczywiście, pozornie może wydawać się, że skorzystanie z pomocy specjalistów to wydatek, którego można uniknąć. Często jednak wykonanie procesu na własną rękę będzie nas kosztowało więcej. Jak to możliwe?

Obsługa niszczarki wymaga pracownika. Musi on czuwać, czy wszystko przebiega bez zarzutu i kontrolować cały proces. Gdy akt jest dużo, będzie musiał spędzić nad tym zadaniem sporo czasu. W efekcie ucierpią na tym jego regularne obowiązki. Niszczarka może też utrudniać pracę innym osobom. Zaawansowane urządzenia emitują zdecydowanie mniej chaosu niż starsze modele. Nie zmienia to faktu, że ten dźwięk nadal może być dokuczliwy dla innych pracowników i pracowniczek, zwłaszcza jeśli mamy siedzibę w małym biurze lub w przestrzeni typu open space.

Gdy przeanalizuje się dokładnie każdy z wariantów, może się okazać, że samodzielne niszczenie akt wcale nie jest tańsze niż współpraca z doświadczoną firmą. Cena nie jest jedynym czynnikiem, który przemawia na korzyść tego drugiego rozwiązania.

Bezpieczeństwo – profesjonalne niszczenie dokumentów w Tarnowie

Taki wariant utylizacji wyróżnia się atutem, który można w tym porównaniu uznać za jednoznacznie przechylający szalę zwycięstwa. Mowa o ochronie danych. Informacja o kliencie powinna być strzeżona. Jeśli na jaw wyjdą dane klientów, żaden odbiorca nie zaufa już naszej firmie. Odbudowanie zaufania może trwać lata, a czasem jest po prostu niemożliwe. Zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanym danym osobowym wynika również z zapisów prawnych. Niszczarki, chociaż są coraz bardziej skuteczne i wygodne w obsłudze, mają jedną zasadniczą wadę – generują śmieci, o które musimy się zatroszczyć. Jeśli do tego zadania nie podejdzie się z odpowiednią ostrożnością, może nam się potrafić jeden z incydentów, o których czasem słychać w mediach. Mowa o odtworzeniu danych firmowych ze ścinków, wyrzuconych na śmietnik.

Kwestia wygody

Trudno pominąć też tę sprawę. Przedsiębiorca, któremu zależy na rozwoju, musi nieustannie poszukiwać sposobów na zwiększenie efektywności działania. Czas spędzony na planowaniu utylizacji dla wielu osób może być czasem straconym. Niszczenie dokumentów nie wpływa przecież bezpośrednio na kondycję firmy i zupełnie bez szkody dla procesu (wręcz przeciwnie!) można je zlecić poza firmę. Właściwie każde przedsiębiorstwo, niezależnie od branży, w której działa, doceni takie korzyści. W efekcie osoby odpowiedzialne za zarządzanie firmą mogą w pełni skupić się na czynnościach ważniejszych i podejmowaniu decyzji, w których nikt inny nie może ich wyręczyć. To samo dotyczy też samych pracowników. Nowoczesne niszczenie dokumentów jest więc kompleksowym rozwiązaniem, którego korzyści rozciągają się na wiele sfer działalności przedsiębiorstwa.

Źródło: Ekoakta.pl