Obowiązujące w dzisiejszych czasach unormowania prawne w jednoznaczny sposób nakładają na przedsiębiorstwa obowiązek wytwarzania dokumentacji firmowej. W wielkich korporacjach każdego dnia pojawiają się setki dokumentów, które po wykorzystaniu należy w zależności od rodzaju oraz potrzeb odpowiednio zarchiwizować bądź zniszczyć.
W przypadku dokumentów, w których zawarte informacje nie podlegają ochronie danych osobowych, ich zniszczenie nie jest skomplikowane i dozwolona jest jego każda forma. Dopuszczane jest ich podarcie, a nawet zgniecenie i wyrzucenie do śmieci. Jeśli jednak dokumenty objęte są ochroną danych osobowych, każdy przedsiębiorca pod groźbą kary nałożoną przez przepisy Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. „O ochronie danych osobowych” opublikowaną w Dz.U z 2016 poz. 922, wymaga zastosowania specjalnie do tego celu dedykowanej procedury. Ustawa o ochronie danych osobowych nakłada na każde przedsiębiorstwo posiadające w swoich zasobach dane podlegające zabezpieczeniu obowiązek należytej ich ochrony zarówno w przypadku przechowywania jak również usuwania. Zgodnie z brzmieniem artykułu 7 ustęp 3 wyżej powołanej ustawy „usuwanie danych rozumie się przez zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dotyczą”.
W większości wytwarzanej w przedsiębiorstwach dokumentacji znajdują się dane osobowe kontrahentów, które objęte są ustawą o ochronie danych osobowych, dlatego do ich niszczenia należy obowiązkowo przywiązywać dużą wagę. Należą do nich między innymi: numery identyfikacyjne takie jak pesel, NIP, numer dowodu osobistego bądź paszportu. Ochroną danych osobowych objęte są również dane dotyczące stanu zdrowia w tym wypisy szpitalne, zdjęcia rentgenowskie oraz wyniki badań analitycznych. Ze względu na wymagane zabezpieczenie podczas przechowywania, a następnie niszczenia, na dzisiejszym rynku świadczy usługi wiele firm, które oferuję profesjonalne niszczenie dokumentacji, w tym przede wszystkim tej, która zawiera dane objęte ustawą. Można również podjąć się tego rodzaju zadaniu we własnym zakresie. W tym celu niezbędnym urządzeniem, w które należy obowiązkowo zainwestować jest profesjonalna niszczarka.
Polecane jest wiele modeli profesjonalnych niszczarek, które oprócz funkcjonalności różnią się także wydajnością. W zależności od indywidualnych potrzeb każdej firmy, producenci oferują najprostsze niszczarki biurowe oraz bardzo rozbudowane urządzenia. Profesjonalne niszczarki oprócz specjalnych systemów zabezpieczeń są w stanie jednorazowo zniszczyć kilkaset kartek dokumentów. Ponieważ dokumentacja firmowa zapisywana jest nie tylko w papierowej formie, ale również na innego rodzaju czytnikach, nowoczesne niszczarki biurowe dostosowane są do profesjonalnego niszczenia płyt CD, plastikowych kart i innego rodzaju nośników. Więcej informacji pomocnych przy wyborze sprzętu odpowiedniego do swoich potrzeb można znaleźć na stronie www.niszczarkibiurowe.com.
W związku z tym, że dane zawarte w dokumentacji firmowej mają zróżnicowany stopień ochrony, dostępne na rynku profesjonalne niszczarki biurowe usuwają je w odpowiedni dla tego rodzaju wymogów sposób poprzez ustawienie wielkości skrawków niszczonego papieru.
Nieuprawniony dostęp do danych będących w posiadaniu każdego przedsiębiorstwa może przynieść poważne w skutkach prawnych efekty. Nieprawnie pozyskane dane osobowe będące w posiadaniu przedsiębiorstwa mogą być wykorzystane nie tylko do celów marketingowych, ale do bardzo poważnych nadużyć takich jak dla przykładu wyłudzenie kredytu bądź przeprowadzenia innych transakcji finansowych.
