/Jak przeprowadzić archiwizację zgodnie z RODO?
RODO

Jak przeprowadzić archiwizację zgodnie z RODO?

Wraz z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), na przedsiębiorcach spoczęły dodatkowe zadania, które mają zwiększyć bezpieczeństwo wrażliwych informacji. W tym kontekście za wrażliwe informacje można uznać dane o klientach, partnerach i kontrahentach, którymi administruje przedsiębiorca. Obecnie właściciel tych danych może cofnąć raz wyrażoną zgodę w każdej chwili i zażyczyć sobie, żeby firma przestała przetwarzać informacje. Takie prawo do zapomnienia, oficjalnie zwane prawem do usunięcia, to coś, do czego przedsiębiorca musi się zastosować. Będzie to niestety bardzo utrudnione, jeśli w firmowej dokumentacji panuje chaos.

Wraz z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), na przedsiębiorcach spoczęły dodatkowe zadania, które mają zwiększyć bezpieczeństwo wrażliwych informacji. W tym kontekście za wrażliwe informacje można uznać dane o klientach, partnerach i kontrahentach, którymi administruje przedsiębiorca. Obecnie właściciel tych danych może cofnąć raz wyrażoną zgodę w każdej chwili i zażyczyć sobie, żeby firma przestała przetwarzać informacje. Takie prawo do zapomnienia, oficjalnie zwane prawem do usunięcia, to coś, do czego przedsiębiorca musi się zastosować. Będzie to niestety bardzo utrudnione, jeśli w firmowej dokumentacji panuje chaos.

Uporządkowane dokumenty – co zrobić, żeby zapanować nad firmowymi aktami?

Obieg dokumentacji firmowej dotyczy różnego rodzaju akt. Przeważnie najintensywniej wykorzystuje się dokumenty niezbędne do prowadzenia bieżącej działalności. Takimi aktami również należy zarządzać zgodnie z RODO. Oznacza to, że nasi klienci nie mogą zdobyć informacji o innych klientach, np. widząc ich nazwiska na umowie spoczywającej na biurku. Żeby zapobiec takim sytuacjom, stosuje się politykę czystego biurka. Ale RODO należy kierować się nie tylko, zarządzając dokumentacją, którą posługujemy się na co dzień. O rozporządzeniu powinniśmy pamiętać też podczas konstruowania firmowego archiwum.

Co RODO mówi o archiwizacji dokumentów?

Rozporządzenie nie precyzuje, jakich szaf mamy używać, czy jakiego rodzaju segregatory wybrać do przechowywania naszych akt. Na tym polu mamy więc stosunkowo dużą wolność. Firma samodzielnie podejmuje decyzję o tym, czy woli zdecydować się na standardowy regał, czy szafę o wzmocnionej odporności, zamykaną na kod. Aby przestrzegać RODO, powinniśmy dokładnie przeanalizować czynniki ryzyka, które można spotkać w naszej firmie, a następnie wybrać takie opcje, które sprawią, że niepowołane osoby nie będą miały wglądu do zgromadzonej przez nas dokumentacji. Warto zaznajomić się dokładniej z tym, co RODO mówi o przetwarzaniu danych osobowych oraz obowiązkach administratora. Archiwizowanie dokumentów, obok m.in. niszczenia i utrwalania, uznaje się za przetwarzanie danych, toteż podczas porządkowania obowiązuje nas większość zapisów europejskiego rozporządzenia.

Co daje profesjonalnie przeprowadzona archiwizacja dokumentów?

  • Komfort psychiczny dla przedsiębiorcy

Ciągły stres o to, że do drzwi firmy zapuka kontrola, może spędzać sen z powiek. Ten stres można w bardzo prosty sposób wyeliminować. Najsprawniejszą metodą jest po prostu zatrudnienie firmy, profesjonalnie zajmującej się porządkowaniem akt.

  • Większa wydajność pracowników

Dobre archiwum powinno być stworzone w taki sposób, żeby pracownik poszukujący danych akt mógł odnaleźć je w możliwie najszybszy sposób. Jeśli wśród zgromadzonych dokumentów panuje chaos, znalezienie poszukiwanej informacji może stać się całkiem dużym problemem i pochłaniać czas, który normalnie pracownik przeznaczyłby na swoje obowiązki.

  • Działanie zgodnie z obowiązującymi przepisami

Każda firma powinna stosować się do unijnych i rodzimych przepisów precyzujących sposób postępowania z dokumentacją. Uporządkowanie akt zmniejsza ryzyko tego, że któryś świstek się zapodzieje i nikt tego nawet nie zauważy. Co ważne, bez odpowiedniej archiwizacji dokumentów nie da się określić sprawnie, przez jaki czas mamy przechowywać jeszcze dany typ akt, a które dokumenty musimy przeznaczyć do bezpiecznego zutylizowania.

Archiwizacja to złożona i dość czasochłonna czynność, dlatego wiele firm decyduje się to zadanie powierzyć wykwalifikowanym specjalistom, np. z firmy Rhenus. https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/archiwizacja-dokumentow-i-akt/. Odpowiednio wydzielone kategorie i oznaczenia to swoisty szkielet, na którym będziemy bazować i regularnie powiększać nasze archiwum. Ważne jest więc to, żeby jak najwcześniej wprowadzić procedury zwiększające funkcjonalność zbiorów.