Mianem kancelarii tajnej określa się w prawie komórkę organizacyjną funkcjonującą w danej jednostce, w tym również w przedsiębiorstwach, której celem jest ochrona informacji niejawnych. Czym dokładnie są informacje niejawne oraz na czym polega specyfika ich ochrony w kancelariach tajnych? W jaki sposób tworzy się te komórki organizacyjne i na jakich zasadach one działają?

Informacje niejawne, czyli jakie?

Kancelarie tajne służą do ochrony informacji niejawnych, czyli danych, które opatrzone są specjalnymi klauzulami tajności. Wyróżniamy przy tym cztery stopnie takich klauzul, w zależności od znaczenia danych dla bezpieczeństwa państwa, w tym jego gospodarki, suwerenności czy obrony narodowej. Najwyższa klauzula odnosi się do informacji ściśle tajnych, czyli takich, których ujawnienie mogłoby doprowadzić nawet do utraty suwerenności kraju. Kolejno wyróżniamy informacje tajne, poufne oraz zastrzeżone. Dostęp do informacji niejawnych mogą mieć wyłącznie osoby do tego uprawnione, a przechowywanie, przetwarzanie i obieg takich danych musi odbywać się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa przewidzianych dla konkretnej klauzuli. O ile niższe stopnie klauzuli, czyli informacje zastrzeżone, wymagają specjalnego pomieszczenia do przetwarzania informacji niejawnych, to już wyższe klauzule wiążą się z koniecznością funkcjonowania tzw. kancelarii tajnej.

Kancelaria tajna – na czym to polega?

Każda jednostka i przedsiębiorstwo, w których ma miejsce przetwarzanie informacji niejawnych, musi odpowiednio chronić te dane. Jednym z wymogów jest tu stworzenie kancelarii tajnej, która zapewni warunki umożliwiające przechowywanie i obieg tajnych dokumentów zgodnie z literą prawa. Warto bowiem zaznaczyć, że za zaniedbania w tym zakresie grozi odpowiedzialność karna. Kancelarie tajne wymagają szczególnych działań i rozwiązań zapewniających ochronę informacjom niejawnym. W tym celu szkoli się piony ochrony, których nadzór powierza się pełnomocnikowi, natomiast za funkcjonowanie kancelarii tajnej odpowiada powołany kierownik. Kancelarię tajną można stworzyć w specjalnie przystosowanym pomieszczeniu. W celu zapewnienia ochrony stosuje się m.in. systemy kontroli, alarmu i monitoringu. Tworzenie kancelarii tajnych powierza się specjalistom w dziedzinie bezpieczeństwa informacji niejawnych. Renomowane firmy, takie jak 4Tel Partner, dostosowują i udostępniają kancelarie tajne, a także zajmują się szkoleniem pionów ochrony i pracowników przedsiębiorstw i jednostek organizacyjnych. To skuteczny sposób na zabezpieczenie treści niejawnych.