Wprowadzenie przepisów związanych z RODO zmieniło wiele procedur i zasad obowiązujących dotychczas w firmach i instytucjach. Ochrona gromadzonych danych osobowych wiąże się z różnymi obszarami funkcjonowania każdego podmiotu i dotyczy również kontroli dostępu do budynków i poszczególnych pomieszczeń. Dobre i zgodne z przepisami RODO zabezpieczenia mogą być łatwo wdrożone m.in. dzięki depozytariuszom kluczy.

Kontrola dostępu a RODO

W myśl przepisów o RODO wszystkie dane osobowe gromadzone i przetwarzane przez przedsiębiorstwo czy instytucję podlegają daleko posuniętej ochronie. Wiąże się ona nie tylko ze wdrożeniem odpowiednich procedur związanych z ich pozyskiwaniem czy informowaniem osób zainteresowanych, lecz także z ich fizycznym zabezpieczeniem. Ponieważ dane są zwykle gromadzone w różnych postaciach, także papierowych ich właściwe przechowywanie obejmuje również ograniczenie dostępu osób niepowołanych do pomieszczeń, w których znajdują się różnego rodzaju dokumenty.

Żeby wypełnić obowiązki wynikające z RODO, konieczne stało się przygotowanie procedur postępowania związanych z zamykaniem szaf czy biurek z dokumentami zawierającymi dane osobowe, a także samych pomieszczeń. Obejmują one identyfikację osób, które są uprawnione do dysponowania kluczami, a także rejestrowanie faktu ich pobrania i zwracania. W przypadku większych firm i instytucji wdrożenie sprawnie działających systemów kontroli dostępu do pomieszczeń, w których są gromadzone dane osobowe bez wsparcia odpowiednich urządzeń i zintegrowanych z nimi systemów informatycznych byłoby bardzo trudne.

Jednym ze sposobów na efektywną kontrolę wymaganą przez regulacje RODO, a jednocześnie wygodne zarządzanie dostępem jest korzystanie z tzw. depozytariuszy kluczy. Dzięki takim urządzeniom możliwe jest automatyczne ewidencjonowanie wszystkich czynności związanych z przyjętą przez firmę lub instytucję polityką kluczy.

Jak działają depozytariusze kluczy?

Depozytariusz kluczy to jeden ze środków technicznych umożliwiający zgodnie z przepisami o RODO ograniczenie ryzyka zmiany, utraty, uszkodzenia lub zniszczenia przechowywanych danych osobowych. Pozwala na umieszczenie kluczy lub kart kodowych czy breloków otwierających drzwi w bezpiecznej obudowie. Każdy klucz jest blokowany mechanicznie, a urządzenie przekazuje do systemu informatycznego wiadomość o każdym jego pobraniu i zwróceniu. Pobranie klucza jest możliwe jedynie przez osobę uprawnioną po jej zidentyfikowaniu przez system.

„Depozytariusz kluczy może współpracować z funkcjonującym w budynku systemem elektronicznej kontroli dostępu. Dostępne są urządzenia, w których można umieścić praktycznie dowolną ilość kluczy, ponieważ poszczególne depozytory mogą być łączone w jeden wspólnie zarządzany system” – informuje pracownik firmy SZB, która zajmuje się systemami zabezpieczeń.